Las órdenes de trabajo son la fuerza impulsora detrás del maquinaria de administración de activos de cualquier estructura. Cada vez que una persona o entidad envía una solicitud de servicio, el equipo de mantenimiento que la recibe debe crear un documento formal en papel y/o digital que incluya todos los detalles de las tareas de mantenimiento y describa un proceso para completar las tareas. Ese documento se fogata una orden de trabajo.
El propósito principal de una orden de trabajo es sustentar a todos internamente de la operación de mantenimiento al tanto del flujo de trabajo, lo que finalmente ayuda a la estructura a organizar, comunicar y rastrear el trabajo de mantenimiento de modo más valioso.
Administración del proceso de órdenes de trabajo
El proceso de administración de órdenes de trabajo describe cómo se moverá una orden de trabajo a través del proceso de mantenimiento, comenzando con la identificación de la tarea de mantenimiento y finalizando con el prospección posterior a la finalización.
Etapa 1: Identificación de tareas
En la primera escalón del proceso, una persona u estructura identifica las tareas que debe realizar el personal de mantenimiento. Las tareas además ayudarán al destinatario a determinar si las tareas de mantenimiento califican como mantenimiento planificado (donde los trabajos serán fácilmente identificables con anticipación) o mantenimiento no planificado (donde el luces y los detalles del trabajo requerirán una evaluación original).
Etapa 2: Expedición de solicitud de trabajo
Una vez que la parte iniciadora identifica los problemas de mantenimiento, debe presentar los detalles en un formulario de solicitud de mantenimiento y enviarlo a mantenimiento para su revisión y aprobación. Las solicitudes de trabajo pueden surgir de cualquier cantidad de circunstancias, desde solicitudes de inquilinos hasta auditorías de mantenimiento preventivo.
Etapa 3: Evaluación de la solicitud de trabajo
El área de mantenimiento (o equipo de mantenimiento) es responsable de evaluar las solicitudes de trabajo una vez que se envían. Idealmente, el área revisará los detalles de la solicitud de trabajo para determinar la viabilidad del trabajo y luego determinar las deposición de personal y fortuna. Si se aprueba, la solicitud de orden de trabajo se convierte en una orden de trabajo.
Etapa 4: Creación de órdenes de trabajo
Una vez que el equipo de mantenimiento o el supervisor apruebe la solicitud de trabajo y asigne los materiales, el equipo y el personal necesarios para completar los trabajos, creará una nueva orden de trabajo. La orden de trabajo debe incluir todos los detalles necesarios del trabajo, así como la información de contacto de la empresa y una indicación del nivel de prioridad y la aniversario de finalización. Para activar este proceso, las organizaciones pueden estandarizar el formato de la orden de trabajo mediante una plantilla.
En esta etapa, el mantenimiento además identificará qué tipo de orden de trabajo necesitarán. Si, por ejemplo, una empresa confía en un enfoque de mantenimiento proactivo para anticipar y aminorar el tiempo de inactividad del equipo, es probable que utilice una orden de trabajo de mantenimiento preventivo. Por otro costado, si una cuarto del equipo ya ha fallado o la estructura utiliza un software de mantenimiento más reactivo, el equipo de mantenimiento probablemente creará una orden de trabajo de mantenimiento correctivo o una orden de trabajo de emergencia.
Etapa 5: distribución y finalización de órdenes de trabajo
En este punto, el equipo/supervisor asignará las actividades de mantenimiento necesarias a un técnico de mantenimiento calificado que completará la letanía de demostración de tareas en el cronograma propuesto. Si la estructura utiliza software de sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS), el trabajo se asignará automáticamente a un técnico.
Etapa 6: Documentación y obturación de la orden de trabajo
Los técnicos de mantenimiento son responsables de documentar y cerrar una orden de trabajo una vez que completan todas las tareas asignadas. Los técnicos deberán indicar el tiempo dedicado a cada tarea, enumerar los materiales/equipos que usaron, proporcionar imágenes de su trabajo e incluir notas y observaciones sobre el trabajo. Es posible que un apoderado necesite o no firmar la orden de trabajo completa y dedicar orientación sobre los próximos pasos y seguimientos antiguamente de acontecer a la escalón final.
Etapa 7. Revisión/prospección de órdenes de trabajo
Revisar las órdenes de trabajo cerradas puede proporcionar información valiosa sobre las operaciones de mantenimiento, por lo que las organizaciones deben tratar de revisar las órdenes de trabajo cerradas con la maduro frecuencia posible. El prospección de órdenes de trabajo cerradas efectivamente puede ayudar a las organizaciones a identificar oportunidades de prosperidad en el proceso de órdenes de trabajo. El prospección posterior a la finalización además ayuda a los miembros del equipo a identificar cualquier tarea que se hayan perdido o que necesiten revisar.
Optimización de su proceso de administración de órdenes de trabajo
A medida que una estructura crece, puede volverse insostenible dejarlo en Dios en los sistemas de administración de órdenes de trabajo en papel (o incluso en hojas de cálculo de Excel) para mandar las deposición de datos en constante proceso. Las organizaciones más grandes y aquellas con deposición más complejas deberían considerar volver en software de sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS), un tipo de software de administración de órdenes de trabajo.
Un CMMS de incorporación calidad planificará, creará, rastreará y organizará automáticamente las solicitudes de servicio, las órdenes de trabajo y el mantenimiento de rutina, eliminando las tareas excesivas de planificación de tareas para los gerentes y supervisores de mantenimiento.
El uso del software CMMS además le permite a su estructura juntar grandes cantidades de datos electrónicamente, en una ubicación centralizada. Con todos los datos de sus órdenes de trabajo en un solo circunstancia, su equipo de suministro puede obtener camino en tiempo auténtico a las órdenes de trabajo a medida que avanzan en el ciclo de vida de las órdenes de trabajo. Las plataformas CMMS con el software correspondiente para dispositivos móviles llevan el camino un paso más allá, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo y alcanzar a las actividades de mantenimiento de forma remota.
Adicionalmente, un buen CMMS puede sumar y mostrar datos de órdenes de trabajo de acuerdo con las deposición específicas del área. Los equipos de mantenimiento pueden crear y ver informes personalizables, visualizar datos de tendencias y métricas/KPI, y monitorear la funcionalidad de los activos para simplificar la resolución de problemas y la administración del inventario.
Si perfectamente la prohijamiento de un CMMS puede ser un proceso engorroso, la integración del software CMMS en sus operaciones de mantenimiento puede ayudar a su estructura a aminorar costos, aumentar el camino a los datos y la visibilidad, aminorar la acumulación y el error humano, y optimizar los sistemas de suministro de sus instalaciones.
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